Et voilà, l’été se termine…Nous sommes déjà à la rentrée !
Le moment idéal pour revoir un peu son organisation personnelle et professionnelle, ses pratiques, sa gestion du temps afin de gagner en efficacité.
C’est pourquoi je vous propose 20 conseils très simples pour améliorer vos pratiques. À vous de jouer !
- Une place pour chaque chose et chaque chose à sa place. Plus je me sers de quelque chose, plus ce quelque chose doit être près de moi : pensez à économiser vos geste en rangeant les choses au plus près de leur fonction, utilité.
- Formez-vous à la méthode Kaizen, et notamment à celle des 5 S, à appliquer sans modération au travail comme à la maison. Quelques détails ici : http://www.isd-community.com/competitivite/kaizen/
- Pensez à des arborescences efficaces, (et identiques pour tout support) pas plus de 4 niveaux : boite mail, marques pages, dossiers, etc… quand vous trouvez quelque chose d’utile, intéressant, il vous suffit de le classer pour y revenir ensuite.
- Adoptez une technique de gestion du courrier entrant et sortant : classeur, tiroir, avoir un lieu dédié.
- Utilisez la LA MÉTHODE EISENHOWER
- Faites des listes régulièrement et prenez plaisir à barrer ce qui a été fait. Cela activera le circuit de la récompense et vous encouragera à poursuivre. Programmez 3 tâches maximum par jour, qui vous paraissent essentielles et formulez-les de façon claire et précise pour éviter la dispersion.
- Prenez du temps pour préparer vos actions : on a jamais assez de temps pour bien faire mais toujours assez pour refaire…
- Utiliser la technique du minuteur pour respecter le temps dédié à une tâche.
- Suivez la Loi de Paretto dans votre gestion du temps : 20% des causes produisant 80% des effets, 20 % de vos activités produisent 80% de vos résultats. À vous de les identifier !
- Faites immédiatement ce qui vous prendra moins de 3 mn de votre temps.
- Apprenez à dire non plus souvent. Répétez le mot non régulièrement si ce mot ne vous est pas familier. Utilisez le dans des phrases telle que : « non, je suis désolé ; non, je ne suis pas disponible pour le moment. » Vous avez parfaitement le droit de refuser, ou de différer en fonction de vos propres contraintes.
- Lorsqu’une personne vous fait une demande, prenez le temps de la réflexion pour comparer l’importance de sa requête avec ce que vous avez à faire.
- Ayez toujours de quoi noter ou enregistrer vos idées.
- Faites un tableau des tâches professionnelles et déléguez !
- Enregistrez tous vos mots de passe et choisissez un endroit unique pour les conserver. Ou optez pour un coffre fort en ligne, faites votre choix ici https://www.techadvisor.fr/banc-essai/ordinateurs/meilleur-gestionnaire-de-mot-de-passe-gratuit-3666137/
- Si votre mail dépasse 5 lignes et contient des informations compliquées : optez pour le téléphone !
- Avant d’engager toute action, posez-vous la question de la plus-value : je me rends chez ce client pour y faire quoi ? Puis-je faire la même chose par téléphone ? L’idée est de ne jamais agir sans savoir où l’on va. Se fixer des limites, c’est avant tout accorder à chaque activité un temps et un objectif précis.
- Indiquez en signature le créneau sur lequel vous prenez connaissance des messages : cela vous laissera un temps de réponse plus long.
- Utilisez les sites d’apprentissage en ligne (les Mooc’s )pour vous améliorer dans un domaine. Trouvez celui qui vous convient ici https://mooc-francophone.com/.
Ou écoutez des livres audio pour gagner du temps, faites votre choix ici : https://www.reseau-canope.fr/savoirscdi/la-liste-cdidoc-fr/des-propositions-bibliographiques-de-la-liste-cdidoc-fr/liste-de-sites-de-livres-audio-gratuits.html - Utilisez de façon efficace internet, votre smartphone, etc… : allez sur les sites dédiés ou les tutos pour vous perfectionner. Par exemple, la boîte mail est souvent sous exploitée, idem les logiciels de bureautiques…
Enfin, le 21ème, the last but not the least, METTEZ EN PRATIQUE ! Car malheureusement, lire, comprendre, se dire « oui, oui », ne change rien à notre quotidien. Savoir sans faire ne sert à rien.